Hier verwalten Sie Ihre Lieferanten und deren Stammdaten.
Liste und Stammdaten
Suchfeld: Es ist automatisch fokussiert, tippen Sie einfach los. Ab drei Zeichen filtert die Suche über Name, Anschrift, Lieferantennummer, Ihre Kundennummer beim Lieferanten, IBAN und E-Mail.
Neuer Lieferant: Über den „+"-Button. Eine IBAN, die Sie dort eintragen, wird seine erste Bankverbindung und die, auf die überwiesen wird. Weitere legen Sie danach in der Liste der Bankverbindungen an.
Bearbeiten: Ein Klick auf einen Lieferanten öffnet links die Stammdaten samt Bankverbindungen. Daneben stehen die Reiter:
- Eingangsrechnungen und Artikel
- Dokumente und E-Mails
- Kontakte und Notizen
Verwendung: Lieferanten stehen bei der Erfassung von Eingangsrechnungen und beim Datanorm-Import zur Auswahl. Die Belegerkennung schlägt anhand der Rechnung den passenden vor.
Bankverbindungen für Zahlungen
Mehrere Verbindungen: Ein Lieferant darf mehrere haben, etwa für eine zweite Gesellschaft, ein Factoring-Konto oder einen laufenden Bankwechsel. Genau eine ist als „wird bezahlt" markiert. Auf diese geht jede Überweisung.
Stilllegen statt löschen: Eine nicht mehr genutzte Verbindung legen Sie still. Eine Rechnung vom Vorjahr nennt sie noch, und die Prüfung soll Ihre eigene Historie nicht als unbekannt melden.
Neue IBAN: Die IBAN einer bestehenden Verbindung lässt sich nicht ändern. Eine andere Nummer ist eine andere Bankverbindung. Legen Sie die neue an und die alte still.
Vorsicht vor Betrug: Tragen Sie eine neue Bankverbindung erst ein, wenn Sie sie telefonisch beim Lieferanten bestätigt haben. Nutzen Sie dafür eine Nummer, die nicht von der Rechnung stammt. Eine Rechnung mit getauschter Kontonummer ist der häufigste Weg, auf dem in Betrieben fünfstellige Beträge verschwinden.
Kontoinhaber: Steht hier ein Name, tragen Überweisung, QR-Code und SEPA-Datei ihn als Empfänger, sonst den Lieferantennamen. Die Bank prüft vor jeder Überweisung, ob der Name zum Konto passt. Schlägt sie bei „fast passend" eine Schreibweise vor und Sie übernehmen sie, landet sie in diesem Feld.
Reiter „Artikel"
Was Sie hier sehen: Der Reiter sammelt, was Sie bei diesem Lieferanten gekauft haben und was es gekostet hat. Je Artikel stehen dort die Zahl der Käufe, das letzte Datum, der letzte Preis und die Spanne, wenn sich der Preis bewegt hat.
Suchen: Artikelnummer oder Bezeichnung ins Feld oben tippen und mit Enter suchen.
Gruppierung: Gruppiert wird nach Artikelnummer, wo es eine gibt, sonst nach Bezeichnung. Die Nummer ist der bessere Schlüssel, weil jede Rechnung die Bezeichnung etwas anders schreibt.
Augen-Symbol: Mindestens ein Preis wurde von einem Scan abgelesen, nicht aus einer E-Rechnung übernommen. Abgelesene Zahlen sind gut, aber nicht so sicher wie strukturierte.
Leer am Anfang: Die Liste füllt sich ab der nächsten gebuchten Rechnung. Rechnungen aus dem Altsystem haben keine Positionsdaten.
Siehe auch: Inbox, Artikel, Datanorm, Materialpreise.