E-Mail

Ordnerleiste: Links stehen Ihre Ordner. Ganz oben öffnet das Zahnrad die Postfach-Einstellungen. Ganz unten legen Sie neue Ordner an. Im schmalen Fenster stehen die Ordner über der Liste, und das Zahnrad sitzt in der Symbolleiste.

Verschieben: Ziehen Sie eine Mail in einen Ordner.

Ordnermenü: Ein Rechtsklick auf einen Ordner bietet Unterordner anlegen, Umbenennen, Papierkorb leeren und Löschen.

Suchen: Das Feld oben durchsucht den geöffneten Ordner im Volltext. Daneben filtern Sie auf markierte Mails und stellen die Sortierung um.

Gelesen-Umschlag: Der Umschlag am Anfang einer Zeile zeigt, ob die Mail gelesen ist. Ein Tipp darauf schaltet um, in beide Richtungen. Die Mail öffnet sich dabei nicht.

Mehrere auf einmal: „Auswählen“ in der Symbolleiste blendet Auswahlkästchen ein. Die markierten Mails behandeln Sie dann gemeinsam: gelesen, ungelesen, Stern, verschieben, Spam, löschen.

Konversationen: Der Knopf „Konversationen“ in der Symbolleiste fasst Mails zu Gesprächen zusammen. In dieser Ansicht gibt es kein „Auswählen“, keinen Stern-Filter und keine Sortierung.

Schon einmal übernommen: Eine Mail, die schon einmal in der Inbox war, trägt in der Liste ein Posteingangs-Symbol. Das ist nur ein Hinweis, keine Sperre. Sie können die Mail jederzeit erneut übernehmen, etwa wenn Sie den ersten Eintrag in den Papierkorb gelegt haben.

Bilder laden: Entfernte Bilder sind zu Ihrem Schutz zuerst blockiert. Schon ein einzelnes Bild verrät dem Absender, dass und wann Sie die Mail geöffnet haben. Trägt eine Mail Zählpixel, steht das über der Mail, auch schon vor dem Laden.

Links: Ein Klick auf einen Link öffnet ihn in einem neuen Browser-Tab. Die Mail bleibt offen. Wohin ein Link führt, zeigt der Browser beim Darüberfahren. Eine Mail kann von sich aus nichts öffnen, dafür braucht es immer Ihren Klick.

Anhänge: Die Vorschau zeigt gängige Formate direkt an. Vor dem Herunterladen einer ausführbaren Datei warnt CraftOps ausdrücklich.

Formatiert oder Text: Der Schalter in der Betreffzeile zeigt die Mail wahlweise als reinen Text. Daneben stellen Sie den Mailtext auf hell oder dunkel. Ohne Ihr Zutun folgt er der Einstellung von CraftOps.

Schreiben: Antworten, Weiterleiten und neue Mails, jeweils mit Anhängen und Signatur. Wer beim Schließen noch tippt, wird gefragt und kann einen Entwurf speichern.

In die Inbox: Der Knopf „→ CraftOps“ an der geöffneten Mail verschiebt sie samt Anhängen in die Inbox. Dort kann sie zum Beleg werden. Nur auf diesem Weg wird eine Mail bei uns gespeichert. Den Knopf haben Büro-Nutzer.

Verschieben, nicht kopieren: Die Mail wird dabei aus Ihrem Postfach entfernt. Zurück geht es in der Inbox über „Zurück ins Postfach verschieben".

Entfernen klappt nicht: Dann sagt die Meldung das offen („noch im Postfach"). Neben dem Knopf steht dann „Aus Postfach entfernen". Er holt nur das Entfernen nach und übernimmt nichts ein zweites Mal. Verloren geht dabei nichts.

PGP- und S/MIME-Schildchen: Ist eine Mail verschlüsselt oder unterschrieben, steht das Verfahren als kleines Schildchen in der Zeile.

• Grün: Der passende Schlüssel liegt hier. Die Mail lässt sich öffnen.
• Rot: Die Mail ist verschlüsselt, und es gibt keinen Schlüssel dafür. Sie sehen weder Text noch Anhänge.

Tipp auf das Schildchen: Er führt direkt dorthin, wo Sie den Schlüssel hinterlegen.

Ohne Schlüssel: Bei einer verschlüsselten Mail sieht CraftOps ohne Schlüssel nur einen versiegelten Block. Kommt CraftOps in eine geöffnete Mail nicht hinein, erscheint bei ihren Knöpfen „Schlüssel hinterlegen". Unterstützt werden OpenPGP und S/MIME. Der Dialog steht schon auf dem Verfahren, das die Mail braucht.

OpenPGP-Schlüssel hinterlegen: Fügen Sie den privaten Schlüssel als Text ein, komplett von BEGIN bis END. Dazu kommt die Passphrase.

S/MIME-Schlüssel hinterlegen: Wählen Sie die Zertifikatsdatei (.p12), die Ihr Mailprogramm exportiert. Dazu kommt das Passwort, das Sie beim Export vergeben haben.

Prüfung: CraftOps prüft sofort, ob Schlüssel und Passwort passen. Passt es nicht, wird der Schlüssel nicht angenommen.

Danach: Die Mail wird beim Öffnen und beim Übernehmen entschlüsselt. In der Inbox liegt sie offen, ihre Anhänge sind ganz gewöhnliche Belege.

Mehrere eigene Schlüssel: Ihre Schlüssel stehen als Liste in den Postfach-Einstellungen, zum Nachsehen und Entfernen. Mehrere sind ausdrücklich vorgesehen.

• Schlüssel gewechselt: Alte Mails bleiben auf den alten Schlüssel ausgestellt.
• Verfahren gewechselt: Wer früher S/MIME und heute OpenPGP benutzt, braucht beide für das ganze Archiv.

Abgelaufenes Zertifikat: Das ist kein Fehler, löschen Sie es nicht. Es öffnet alte Mails weiterhin. Der Ablauf verhindert nur, dass Ihnen jemand neu darauf verschlüsselt.

Unterschrift: Ist eine Mail unterschrieben, steht über dem Text eine Zeile dazu.

• Grün: Die Unterschrift gehört zu genau diesem Text. Daneben steht, wer unterschrieben hat.
• Rot: Die Unterschrift passt nicht. Der Text wurde unterwegs geändert.
• Grau: Es liegt kein Schlüssel hier, mit dem sich die Unterschrift prüfen ließe.

Grau bei OpenPGP: Das ist bei neuen Absendern der Normalfall. Der öffentliche Schlüssel reist nicht mit der Mail und muss einmal hinterlegt werden. Bei S/MIME steckt das Zertifikat in der Unterschrift. Dort sehen Sie fast immer Grün oder Rot. Stimmt die Unterschrift, behält CraftOps das Zertifikat gleich für spätere Antworten.

Schlüssel der Empfänger: Zum Verschlüsseln braucht es den öffentlichen Schlüssel jedes Empfängers. Ihr eigener Schlüssel nützt dafür nichts. Sobald die Empfänger eingetragen sind, prüft CraftOps, ob für alle einer vorliegt.

Verschlüsselt senden: Liegt für alle ein Schlüssel vor, erscheint unter den Adressfeldern der Schalter „Verschlüsselt senden" samt Verfahren.

Schlüssel fehlt: Fehlt einer, steht dort, für wen. Dann fordern Sie ihn an oder schreiben bewusst offen.

Alle oder keiner: Verschlüsselt wird nur, wenn es für alle Empfänger geht. Sonst bekäme jemand eine Mail, die er nicht öffnen kann.

Fehlschlag: Klappt das Verschlüsseln nicht, wird die Mail gar nicht verschickt, auch nicht offen. Eine Meldung sagt, woran es lag.

Unterschreiben: Verschlüsselte Mails werden auch unterschrieben. Ausnahme: Ihr eigenes Zertifikat ist abgelaufen. Dann wird nur verschlüsselt, damit beim Empfänger nicht an jeder Mail „Zertifikat abgelaufen" steht. Das Verschlüsseln selbst hängt nur am Zertifikat des Empfängers.

Schlüssel der Gegenseite: CraftOps sammelt öffentliche Schlüssel und Zertifikate anderer selbst aus geprüften Unterschriften. Sie stehen in den Postfach-Einstellungen unter „Schlüssel der Gegenseite", ganz unten unter den Reitern Ihrer Postfächer. Sie gehören zur Person, nicht zu einem Postfach.

Von Hand ergänzen: Nötig ist das vor allem bei OpenPGP. Dort muss der öffentliche Schlüssel einmal eingefügt werden. Ein abgelaufenes Zertifikat der Gegenseite bleibt stehen und ist als abgelaufen gekennzeichnet. Es prüft alte Unterschriften weiter, verschlüsseln lässt sich damit nichts mehr.

Postfach bei Gmail: Google nimmt in Mailprogrammen nicht das Kontopasswort an, sondern ein App-Passwort. Das gilt auch für eine Adresse an Ihrer eigenen Domain, deren Mails bei Google liegen (Google Workspace). CraftOps erkennt das und zeigt die Anleitung dann ebenfalls.

App-Passwort einrichten: Tragen Sie Ihre Gmail-Adresse in den Postfach-Einstellungen ein. CraftOps zeigt dann eine Anleitung mit Knöpfen, die die richtige Seite bei Google öffnen. In drei Schritten:

• Schalten Sie bei Google die „Bestätigung in zwei Schritten“ ein. Steht dort schon „An“, ist das erledigt.
• Erstellen Sie bei Google ein App-Passwort. Als Namen „CraftOps“ eintippen, dann „Erstellen“. Google zeigt 16 Buchstaben. Kopieren Sie sie.
• Fügen Sie sie ins Feld „Passwort“ ein und klicken Sie auf „Verbindung testen“. Die Leerzeichen sind egal. Die Server trägt CraftOps selbst ein.

Einstellung nicht verfügbar: Meldet Google bei Schritt 2, die Einstellung sei nicht verfügbar, ist Schritt 1 noch nicht fertig. Bei einer Firmenadresse kann auch Ihr Administrator App-Passwörter abgeschaltet haben.

Neues Google-Passwort: Ändern Sie später Ihr Google-Kontopasswort, wird das App-Passwort ungültig. Dann brauchen Sie ein neues.

Microsoft 365: Solche Postfächer lassen sich in der Regel nicht anbinden. Die Anmeldung mit Passwort ist dort abgeschaltet. CraftOps erkennt das auch bei einer Adresse an Ihrer eigenen Domain und weist darauf hin.

Siehe auch: Inbox.